Penerapan Prinsip Manajemen dalam Kementerian Luar Negeri

Prinsip-prinsip manajemen adalah dasar-dasar dan nilai yang menjadi inti dari keberhasilan sebuah manajemen.

Menurut Henry Fayol. seorang industrialis asal Perancis, prinsip-prinsip dalam manajemen sebaiknya bersifat lentur dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah.  Penerapan Prinsip – Prinsip Manajemen di Kementerian Luar Negeri adalah sebagai berikut :

1.      Pembagian Kerja

Untuk meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan kerja maka Kementerian Luar Negeri telah membagi pembagian kerja kepada orang yang memiliki keterampilan dalam bidang tersebut. Hal tersebut ditunjukan dengan sistem rekrutmen pegawai Kemlu yang saat ini merupakan satu-satunya kementerian di Indonesia yang disertifikasi oleh badan sertifikasi Internasional. Dengan adanya sertifikasi tersebut maka seseorang yang memiliki kemampuan tertentu akan ditempatkan sesuai dengan kemampuan dan bidang yang ia kuasai.

Selain dengan ketatnya sistem Rekrutmen yang ada di Kemlu, Kemlu juga membagi Pembagian Kerja menurut Wilayah Kerja, dan bagian tugas pekerjaan.

a.      Pembagian Wilayah Kerja adalah sebagai berikut :

Inspektorat jenderal :

·       Inspektorat Wilayah I

·       Inspektorat Wilayah II

·       Inspektorat Wilayah III

·       Inspektorat Wilayah IV

Direktorat jenderal :

·       Asia Pasifik dan Afrika

o            Direktorat Asia Timur dan Pasifik

o            Direktorat Asia Selatan dan Tengah

o            Direktorat Afrika Kementerian Luar Negeri

o            Direktorat Timur Tengah

o            Direktorat Kerjasama Intra Kawasan Asia Pasifik dan Afrika

·       Amerika dan Eropa

o            Direktorat Amerika Utara dan Tengah

o            Direktorat Amerika Selatan dan Karibia

o            Direktorat Eropa Barat

o            Direktorat Eropa Tengah dan Timur

o            Direktorat Kerjasama Intra Kawasan Amerika dan Eropa

·       Kerjasama ASEAN

o            Direktorat Politik dan Keamanan ASEAN

o            Direktorat Kerjasama Ekonomi ASEAN

o            Direktorat Kerjasama Fungsional ASEAN

o            Direktorat Mitra Wicara dan Antar Kawasan

·       Multilateral

o            Direktorat Keamanan Internasional dan Pelucutan Senjata

o            Direktorat Hak Asasi Manusia dan Kemanusiaan

o            Direktorat Pembangunan, Ekonomi dan Lingkungan Hidup

o            Direktorat Perdagangan, Perindustrian, Investasi dan Hak Kekayaan Intelektual

o            Direktorat Sosial Budaya dan Organisasi Internasional Negara Berkembang

·       Informasi dan Diplomasi Publik

o            Direktorat Informasi dan Media

o            Direktorat Diplomasi Publik

o            Direktorat Keamanan Diplomatik

o            Direktorat Kerjasama Teknik

·       Hukum dan Perjanjian Internasional

o            Direktorat Hukum

o            Direktorat Perjanjian Politik, Keamanan, dan Kewilayahan

o            Direktorat Perjanjian Ekonomi dan Sosial Budaya

·       Protokol dan Konsuler

o            Direktorat Protokol

o            Direktorat Konsuler

o            Direktorat Fasilitas Diplomatik

o            Direktorat Perlindungan Warga Negara Indonesia dan Badan Hukum Indonesia

Badan :

·       Badan Pengkajian dan Pengembangan Kebijakan (BPPK)

o            Pusat Pengkajian dan Pengembangan Kebijakan Kawasan Asia Pasifik dan Afrika

o            Pusat Pengkajian dan Pengembangan Kebijakan Kawasan Amerika dan Eropa

o            Pusat Pengkajian dan Pengembangan Kebijakan pada Organisasi Internasional

Staf ahli menteri :

·       Staf Ahli Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan

·       Staf Ahli Bidang Ekonomi, Sosial, dan Budaya

·       Staf Ahli Bidang Hubungan Kelembagaan

·       Staf Ahli Bidang Manajemen

Perwakilan luar negeri :

Indonesia saat ini telah memiliki sebanyak 118 perwakilan yang terdiri dari 87 Kedutaan Besar, 2 Perutusan Tetap untuk PBB di New York dan Jenewa serta 30 Konsulat Jenderal dan Konsulat Indonesia dan 64 Konsul kehormatan.

b.      Bagian Tugas Pekerjaan Organisasi :

Sekretariat jenderal Membawahi beberapa biro sebagai berikut:

Biro Administrasi Menteri

Saat ini, dipimpin oleh Robert Matheus Michael Tene. Biro Administrasi Menteri atau yang sering disingkat sebagai BAM mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat Jenderal dalam mengkoordinasikan penghimpunan dan penyajian naskah dan informasi, pelaksanaan kebijakan Menteri Luar Negeri, hubungan kerja dengan lembaga pemerintah dan nonpemerintah serta penyelenggaraan acara, kegiatan, protokol, keamanan, tata usaha dan kerumahtanggaan Menteri Luar Negeri.

Biro ini menyelenggarakan fungsi:

1. Penghimpunan informasi dan penyajian naskah di bidang politik, ekonomi, keuangan, pembangunan, sosial budaya, keamanan dan hukum untuk Menteri Luar Negeri;
2. Pelaksanaan koordinasi dan perancangan pelaksanaan kebijakan, arahan, dan disposisi Menteri Luar Negeri;
3. Penyelenggaraan hubungan kerja Menteri Luar Negeri dengan lembaga pemerintah dan interaksi Menteri Luar Negeri dengan unsur-unsur nonpemerintah baik nasional maupun asing;
4. Pendayagunaan informasi dan hubungan dengan media massa;
5. Penyusunan dan pelaksanaan acara dan kegiatan Menteri Luar Negeri serta penyelenggaraan urusan protokol, keamanan, tata usaha, dan kerumahtanggaan Menteri Luar Negeri;
6. Pemberian dukungan substantif dan administratif bagi Juru Bicara Departemen Luar Negeri.

Biro Administrasi Kementerian dan Perwakilan

Biro ini dipimpin oleh Anita Lidya Luhulima, yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat Jenderal di bidang pelayanan administrasi bagi Sekretariat Jenderal, Staf Ahli Menteri, Pejabat Khusus, Kepala Perwakilan RI, dan Konsul Kehormatan, dan melaksanakan koordinasi hubungan kerja antarlembaga, penyusunan naskah peraturan perundang-ndangan, dan pelaksanaan ketatausahaan kementerian.

Biro ini menyelenggarakan fungsi:

1. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang pelayanan administrasi Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI;
2. Pelaksanaan koordinasi perancangan dan pelayanan kegiatan kesekretariatan Kementerian Luar Negeri, Perwakilan RI, Staf Ahli Menteri; Pejabat Khusus, dan hubungan kerja antarlembaga;
3. Pelaksanaan koordinasi pencalonan kepala perwakilan, perizinan, penyiapan surat-surat kepercayaan, pengangkatan dan pemberhentian Kepala Perwakilan dan Konsul Kehormatan;
4. Pelaksanaan penyuluhan peraturan mengenai Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI yang terkait dengan aspek kepegawaian, keuangan dan perlengkapan;
5. Penyusunan standar, norma, pedoman, kriteria, dan prosedur di bidang pelayanan administrasi Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI;
6. Pemberian bimbingan teknis, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan pelayanan administrasi Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI

Biro Perencanaan dan Organisasi

Biro ini yang juga sering dikenal sebagai BPO, dipimpin oleh Hersindaru Arwityo Ibnu Wiwoho Wahyutomo. Biro ini mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat Jenderal untuk mengkoordinasikan perumusan kebijakan Kementerian Luar Negeri, penyusunan rencana dan program kerja, anggaran, kelembagaan, dan ketatalaksanaan, serta evaluasi kinerja Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI.

BPO menyelenggarakan fungsi:

1. Penyiapan perumusan rencana kebijakan Kementerian Luar Negeri, penyusunan rencana dan program kerja, anggaran, kelembagaan, dan ketatalaksanaan, serta evaluasi kinerja Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI;
2. Koordinasi perumusan rencana kebijakan Kementerian Luar Negeri, penyusunan rencana dan program kerja, anggaran, kelembagaan, dan ketatalaksanaan, serta evaluasi kinerja Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI;
3. Penyusunan standar, norma, pedoman, kriteria, dan prosedur mengenai perumusan rencana kebijakan Kementerian Luar Negeri, penyusunan rencana dan program kerja, anggaran, kelembagaan, dan ketatalaksanaan, serta evaluasi kinerja Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI;

4.     Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi mengenai rencana kebijakan Kementerian Luar Negeri, penyusunan rencana dan program kerja, anggaran, kelembagaan, dan ketatalaksanaan, serta evaluasi kinerja Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI;

2.   Wewenang

Setiap manajer dan karyawan suatu perusahaan harus mempunyai wewenang atau otoriter yaitu hak untuk memberi perintah dan ditaati oleh bawahannya. Di Kementerian Luar Negeri yang bertindak sebagai Manajer atau pemimpin Manajemen adalah Menteri Luar Negeri. Menteri Luar Negeri ditunjuk oleh Presiden dan memiliki tugas untuk memimpin Kementerian Luar Negeri di mana ia berwenang memberikan perintah bagi pegawai bawahan yang wajib mentaati hal tersebut.

1.      Disiplin

Para pegawai dari Kementerian Luar Negeri wajib memiliki disiplin dalam hal bekerja. Hal tersebut ditunjukan dengan Jam Kerja yang tetap, dan adanya sanksi bagi Pegawai yang telat atau melalaikan kewajibannya dalam bekerja.

2.       Kesatuan Perintah

Setiap pegawai dari Kementerian Luar Negeri hanya menerima perintah tentang kegiatan tertentu untuk dilakukan hanya dari seorang atasan saja. Hal ini berguna bagi bawahan untuk mempertegas tentang apa yang harus dilakukan dan siapa yang menjadi atasannya. Hal tersebut dicontohkan dengan adanya struktur organisasi dimana bawahan dipimpin oleh biro-biro yang kemudian biro-biro ini sendiri dipimpin oleh Menteri Luar Negeri.

3.      Kesatuan Pengarahan

Setiap Kegiatan yang diselenggarakan oleh Kementerian Luar Negeri merupakan kegiatan yang diperintahkan secara Menteri Luar Negeri Republik Indonesia.

4.      Kepentingan Perseorangan dibawah Kepentingan Umum

Di Kementerian Luar Negeri RI, setiap pegawai wajib mendahulukan kepentingan Organisasi, dan Negara Indonesia diatas kepentingan Pribadi.

5.      Balas Jasa / Kompensasi

Pembagian Gaji di Kementerian Luar Negeri berdasarkan Pangkat, dan Lama Kerja

6.      Sentralisasi

Kementerian Luar Negeri memiliki Fungsi Utama untuk melaksanakan kerja sama dengan Negara Lain. Hal tesebut merupakan fungsi yang wajib dijalankan oleh setiap perwakilan Diplomatik di Negara lain

7.      Rantai Skalar / Garis Wewenang

Kementerian Luar Negeri, memiliki garis wewenang dan perintah yang jelas. Hal tersebut ditunjukan dengan wewenang setiap pegawai yang dibagi berdasarkan Pangkat diplomatik.

8.      Order

Dalam suatu perusahaan, bahan-bahan (material) dan orang-orang harus berada di tempat dan waktu yang tepat. Penerapannya di Kemlu adalah dibuktikan dengan harus adanya pegawai yang berada di setiap kantor diplomatik untuk setiap melayani Pelayanan diplomatik bagi WNI, maupun WNA.

9.      Keadilan

Di Kementerian Luar Negeri memiliki keadilan dalam hal pemberian perlakuan yang sama terhadap setiap karyawan atau pegawai

10.   Stabilitas Staf Organisasi

Di kementerian Luar Negeri staf pegawai memiliki stabilitas yang tinggi. Hal ini ditunjukan bahwa semua pegawai diplomatik hanya dipindah selama 2 tahun sekali di posisi wilayah yang berbeda.

11.  Inistiatif

Setiap tenaga kerja atau Diplomat (bawahan) di wilayah negara yang berbeda-beda diberikan kebebasan untuk menjalankan tugas diplomatik dan menyelesaikan rencananya walaupun kekurangan ataupun kesalahan mungkin saja terjadi.

12.  Semangat Kerja

Setiap tenaga kerja dari karyawan sampai manajer pada satu perusahaan dalam melaksanakan kegiatannya mencerminkan semangat korps. Hal ini terwujud dalam operasionalnya bahwa setiap tenaga kerja memiliki kebanggan, kesetiaan dan ikut memiliki perusahaan. Di Kementerian Luar Negeri hal tersebut ditunjukan semangat tinggi setiap pegawai atau diplomatik untuk mewujudkan tujuan Kemlu untuk melindungi kepentingan bangsa dan Negara Republik Indonesia

7 Artikel Untuk Anda

Demikianlah artikel kali ini mengenai Penerapan Prinsip Manajemen dalam Kementerian Luar Negeri yang semoga bisa bermanfaat bagi sobat. Jangan sungkan untuk membagikan artikel ini melalui facebook, twitter, maupun Google + melalui tombol share di up ini.

Jika anda ingin berlangganan artikel kami anda bisa klik email jika anda mengalami masalah dengan artikelnya atau mengalami masalah silakan laporkan dengan meng-klik tombol report. Jika anda ingin mengusulkan sesuatu mengenai Penerapan Prinsip Manajemen dalam Kementerian Luar Negeri atau ingin request artikel lainnya maka klik tombol request.

Terima Kasih

Contact Support : +6289670411802

Ditulis akank — Selasa, 08 Juli 2014 — Ekonomi, Indonesia, Kampus, Kuliah, Manajemen, News